In Geen categorie

Dit zijn 3 meest voorkomende risico’s!

Het doorlopen van een aanbestedingstraject is een uitdaging op zich. Er gaat veel tijd zitten in het doornemen van de stukken, de beoordeling van de selectie- en gunningscriteria, de interne afweging om wel of niet te gaan aanbieden en het voldoen aan alle vormvereisten. En tijd is kostbaar, want een aanbestedingsprocedure kent harde deadlines.
Wij merken dat een juridische analyse van de contractvoorwaarden uit het bestek in deze hectiek vaak onderbelicht blijft of het sluitstuk vormt van de procedure. Met name onder de minder ervaren inschrijvers zien we dat de contractstukken al snel als vaststaand feit worden geaccepteerd onder het mom: er is toch geen ruimte voor onderhandeling.


Een gemiste kans!


In de meeste aanbestedingsprocedures kan inderdaad niet worden onderhandeld op de wijze waarop u dat gewend bent. Dat wil echter niet zeggen dat u met lege handen staat. Tijdig inzicht in juridische risico’s voorkomt verrassingen en geeft u de mogelijkheid om – waar mogelijk – bij te sturen.


Hoe zit dat?

Een contract vormt het juridische kader waarbinnen de opdracht wordt uitgevoerd. Dat kader kleurt als het ware het risicoprofiel in en moet dus passen bij de aard van de opdracht. Dit blijkt in de praktijk lang niet altijd het geval. De meest voorkomende risico’s zijn de volgende:

  • De contractvoorwaarden sluiten onvoldoende aan bij de aard van de opdracht (er wordt bepaalde expertise gevraagd, maar het contract is toegeschreven naar het leveren van een resultaat). Op die manier haalt u ongewild veel risico binnen die u mogelijk niet heeft meegenomen bij het bepalen van het uurtarief voor de inzet van een professional.
  • De wijze waarop u de opdracht zou willen aanpakken, sluit niet aan bij de wijze waarop het contract is opgesteld (u bent voornemens een agile aanpak te verwerken in uw inschrijving, terwijl het contract uit gaat van een watervalmethodiek). Dit kan vervelende discussies opleveren tijdens de uitvoeringsfase.
  • De voorwaarden bevatten bepalingen die uw verzekeraar als uitsluitingsgrond voor dekking benoemd. Worden deze niet aangepast, dan bent u feitelijk niet verzekerd.
  • Bent u pas laat op de hoogte van deze risico’s, dan is uw bewegingsvrijheid beperkt. Bent u echter tijdig op de hoogte, dan kunt u – afhankelijk van het risico – nog bijsturen door:
  1. waar mogelijk, toegestane en passende mitigerende maatregelen te verwerken in uw inschrijving (bijvoorbeeld door het opnemen van een risico-opslag of het versterken van uw projectteam);
  2. niet onnodig tijd en geld te investeren in deze aanbestedingsprocedure en op zoek te gaan naar een beter passende opdracht;
  3. gebruik te maken van de vragenronde en zo eventueel tot aanpassing van niet passende juridische voorwaarden te komen.

En met name die vragenronde is een belangrijk instrument. De vragenronde is gedurende een aanbestedingsprocedure het enige moment waarop u ‘in gesprek’ kunt gaan met uw potentiele opdrachtgever. Het biedt de mogelijkheid om verdiepende vragen te stellen over de opdracht zelf, maar ook over de contractstukken. Niet zelden zijn onderdelen van een bestek of een contract voor meerdere uitleg vatbaar. De aanpak om van de eigen interpretatie uit te gaan zonder dit te toetsen bij de aanbestedende dienst, kan u duur komen te staan. Blijkt u de verkeerde interpretatie te hebben gekozen, dan loopt u het risico dat u hierop later geen beroep meer mag doen. U wordt namelijk geacht vragen te stellen over onduidelijkheden in het bestek op het moment dat deze nog ongedaan kunnen worden gemaakt.

Maak daarom altijd gebruik van de vragenronde en formuleer doordachte vragen. Uw concurrenten krijgen deze vragen – zij het geanonimiseerd – immers ook te lezen.

Dus: bent u voornemens deel te nemen aan een Europese aanbestedingsprocedure? Laat in een vroeg stadium een juridische scan op de voorwaarden uitvoeren en stel de juiste vragen!

Wij helpen u graag.

Neem voor advies contact op met
Judith Janssen
06 22395251

Recent Posts